Geralmente ocorre quando o boleto já se encontra pago e for necessário trocar o pedido.
- Gerar um novo pedido e atender normalmente.
- Abrir o chamado solicitando o vínculo de pagamento do pedido xxx para o pedido yyy.
- Em casos que tenha valor a pagar pelo cliente, receber e efetuar o depósito na conta da SIG. Anexar o comprovante de depósito no mesmo chamado.
- Em casos que tenha valor a ressarcir ao cliente, informar os dados bancários do titular da compra no chamado.
Obs: Informar ao cliente o prazo de 5 a 10 dias.
• Quitação de pedidos pagos via PDV:
Geralmente ocorre quando o cliente solicita:
- Boleto em nome de empresa ou pessoa física diferente da pessoa que realizará o atendimento.
- Boleto único para pagamento de diversos certificados ou produtos.
Gerar o PDV no admin com os produtos desejados e enviar o boleto ao cliente ou informar dados para transferência caso seja a opção feita por ele. Abrir o chamado citando o PDV usado para pagamento, anexando o comprovante. Os pedidos usados no(s) atendimento(s) devem ser gerados a custo zero e devem ser citados no chamado para quitação.
Quando for atender, é válido preencher na observação interna no recibo que o pedido foi pago através do PDV nº xxx.
• Pagamentos com cheque:
Digitalizar o cheque e anexar no chamado, informar qual tipo de certificado e valor cobrado que será pago no cheque. Será feita uma consulta e se estiver tudo ok, a venda no cheque será liberada.
Lembrando que para venda no cheque, ao gerar pedido no site, informar pagamento no ato e no admin ao gerar recibo marcar opção CHEQUE. Não é necessário gerar boleto. Obs: Pagamento com cheque somente à vista, não é aceito cheque de terceiros.
Anotar no verso do cheque: telefone do cliente, nº do pedido e nome do contador (caso possua).
Realizar o depósito do cheque na conta da SIG, enviar o comprovante de depósito e informar o nº do pedido gerado no mesmo chamado para a quitação.
• Transferência de valor de pedido:
São os seguintes casos:
Exemplo 1: “Comprei um pedido para matriz e paguei, mas preciso fazer o certificado da filial”.
Exemplo 2: O contador compra e paga o certificado de uma empresa que não precisa e pede alteração desse pagamento para outra que precisa do certificado.
Em ambos os casos, precisamos de comprovação de que o responsável da empresa que está com pedido pago autoriza a transferência de pagamento e alteração de pedido, de preferência escrito e assinado a próprio punho e datado, para termos a segurança e comprovação para evitarmos problemas futuros.
• Reposição/Fechamento de Caixa:
- Separar um pedido de menor valor para utilizar para reposição de caixa (deixar um valor mínimo para troco).
- Inserir o valor na aba de crédito da planilha da filial e colocar o número do pedido no campo de observações, conforme exemplo abaixo:
Se houver algum gasto com o escritório (ex: compra de utensílios, material para o escritório) guardar as notas fiscais.
- Abrir o chamado informando sobre essa reposição de caixa para quitarmos o pedido manualmente, caso tenha boleto gerado, solicitar o cancelamento no mesmo chamado e informar o fundo de caixa (valor que tem no caixa). Digitalizar as notas dos gastos em arquivo único arquivo e anexar no chamado.
Obs: Antes de abrir o chamado se certifique de que TODOS OS GASTOS estão lançados na planilha de controle da filial e também no Admin (aba financeiro – contas pagar).
• Transferência bancária:
Indicar ao cliente uma das contas da SIG para que o mesmo realize a transferência. Solicitar o comprovante via e-mail e abrir o chamado solicitando a conferência, anexando o comprovante e indicando para qual conta foi realizada.
Após a autorização via chamado, proceda com o atendimento ao cliente.
• 2ª via de boleto:
Informar no chamado:
- Nº do pedido
- Endereço completo com CEP e número (da casa/do prédio)
• Solicitação de orçamentos:
Ao receber solicitação de orçamento, favor abrir o chamado informando os seguintes dados do cliente:
- Razão Social/CNPJ ou Nome/CPF;
- E-mail;
- Telefone de contato;
- Nome da pessoa responsável;
- Quantidade de certificados;
- Tipo de certificado solicitado.
• Notas fiscais:
Para emissão de notas fiscais os pedidos devem estar finalizados. Por favor informem o nº do pedido em caso de 2º via.
Nos casos em que o cliente solicita a emissão de nota fiscal no ato do atendimento, favor aguardar a aprovação do mesmo para abrir o chamado. Deve-se informar:
- Nº do pedido;
- Endereço completo com CEP e número (da casa/do prédio).
Importante:
> Em alguns casos pode ser solicitada a emissão da nota fiscal antes da emissão do certificado, especificamente prefeituras e órgãos públicos que geralmente solicitam orçamento antecipado). Verificar com o setor financeiro pois esses casos são acompanhados juntos aos orçamentos.
> Sempre verificar com o cliente, em caso de emissões de vários certificados de uma mesma empresa, se ele prefere uma só nota ou notas separadas.
> Em caso de emissão de certificado e-CPF, se o cliente vai querer que a nota saia em nome de alguma empresa (caso seja funcionário).
> Grupo de empresas que emitem vários certificados tanto PJ tanto PF, verificar se as notas podem ser separadas ou uma única nota e qual CNPJ para emissão.
> Em qualquer tipo de e-CPF, e-PF e e-PJ, é necessário informar o endereço completo com CEP, pois sem esses dados não é possível gerar a nota fiscal.
• Cancelamento de PDV:
Ao abrir o chamado deve informar:
1. Motivo do cancelamento;
2. Nº do PDV;
3. Nº do boleto (caso tenha gerado).
Conforme exemplo abaixo, observe o campo Nosso número, este é o número do boleto/título:
